×

Các bạn có biết trên Google drive còn có một chức năng, nơi lưu trữ có tên gọi là Shared drives không?
Thực ra, Shared drive là một dịch vụ vô cùng tiện lợi cho làm việc nhóm.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích “Chi tiết về Shared drive” và “Sự khác biệt so với My drive”.

*Từ tháng 5 năm 2019 tên dịch vụ Team drive được đổi thành Shared drive

Shared drive là dịch vụ gì?

Shared drive là bộ nhớ đám mây cho phép bạn quản lý file trên cơ sở tổ chức. “Tổ chức” ở đây nghĩa là một nhóm người dùng do người dùng xác định với nhau.
Google drive quản lý file ở cấp độ quyền cá nhân, nhưng Shared drive cho phép các tổ chức (nhóm) quản lý các file. Do đó, ngay cả khi một thành viên nào đó rời nhóm, các file trên Shared sẽ vẫn tồn tại, vì vậy chúng ta vẫn có thể tiếp tục chia sẻ và quản lý file đó.

Phải chăng ai cũng có thể dùng shared drive?

Shared drive không thể sử dụng với tài khoản Google miễn phí, nó là một dịch vụ chỉ dành cho các gói  G Suite Business trở lên.

My driveShared drive
Google Account×
G Suite Basic×
G Suite Business
G Suite Enterprise
G Suite Essentials

Về phân quyền trong Shared drive

Trong shared drive, có 5 quyền dưới đây được áp dụng đối với người dùng.

  • Manager
  • Content manager
  • Contributor
  • Commenter
  • Viewer

Chúng tôi khuyến nghị phân chia các quyền này theo vị trí của người dùng hoặc phạm vi nghiệp vụ. Các thao tác dựa trên quyền nhận được là một trong những yếu tố quan trọng trong việc duy trì tính bảo mật và đầy đủ của dữ liệu, vì vậy cần phải cẩn thận khi phân quyền cho người dùng.

Danh sách các quyền trong shared drive

Các quyền trong shared drive được mô tả như dưới đây.
Về cơ bản, Manager là quyền mạnh nhất, trong danh sách càng xuống dưới thì các quyền yếu hơn.
Content manager là quyền mạnh thứ 2 chỉ sau Manager và có thể thao tác tới tất cả các file, nên hãy cẩn thận khi cấp quyền này cho người dùng.

Tên quyềnMô tả
ManagerĐây là quyền cao nhất cho shared drive. Nó có thể thao tác, cài đặt, phân quyền cho các tài nguyên (folder, file,…), thành viên trên shared drive.
Content managerCó thể thêm, sửa, xóa, di chuyển các files.
ContributorCó thể thêm, sửa các files.
CommenterChỉ có thể được xem nội dung và ghi comment vào files.
ViewerChỉ có thể được xem nội dung files.

Danh sách các task trong mỗi quyền.

Các task có thể được thực hiện cho mỗi quyền của shared drive như dưới đây.
Manager có thể thực hiện tất cả các thao tác, Content manager có thể tự thao tác các file, nhưng không có quyền quản lý người dùng, xóa các tài nguyên trong shared drive. Tất cả những người có một trong 5 quyền trên đều có thể xem các file trên shared drive, vì vậy không nên đưa các file có dữ liệu cần bảo mật vào shared drive (do các thành viên trên shared drive có thể xem được, nên sẽ phát sinh những vấn đề liên quan tới bảo mật).

ManagerContent managerContributorCommenterViewer
Xem file trên shared drive
Ghi comment vào file
Sửa và có quyền cấp phép/ từ chối sửa file
Tạo thư mục, tạo file, upload file lên shared drive
Thêm người dùng vào file cụ thể trên shared drive
Di chuyển các file, folder trong shared drive
Di chuyển file trong shared drive này sang shared drive khác
Di chuyển file trên shared drive vào thùng rác
Xóa hoàn toàn file trong thùng rác
Phục hồi các file từ thùng rác(tối đa 30 ngày)
Thêm hoặc xóa user trong shared drive
Thay đổi cài đặt trong shared drive
Xóa shared drive

*G Suite: Shared drives access levels

So sánh My drive với Shared drive

Sự khác biệt giữa Google Drive và Shared Drive là gì? Chúng tôi đã tập hợp sự khác biệt giữa hai chức năng trong bảng dưới đây.

My driveShared drive
Chủ sở hữu của file/ folderNgười dùngTổ chức
Định dạng file có thể lưu trữToàn bộ định dạng fileToàn bộ định dạng file
※Không bao gồm Google Maps và cổng dữ liệu (data portal)
Chia sẻ folder
Đồng bộ dữ liệu với máy tính
※Đồng bộ file theo kiểu luồng (stream)
Xem fileCó thể kiểm soát, cài đặt khả năng xem file cho từng người dùngTất cả người dùng của tổ chức đều có thể xem file và folder
UploadKhông giới hạn400,000
※Tổng số lượng tích lũy file và folder
Số lượng folder lồng nhauKhông giới hạn20 folder
Số lượng thành viên được chia sẻ tối đaKhông giới hạn600 user / group
※Tổng tất cả tối đa 50.000 user

Các use case (trường hợp sử dụng) của shared drive

Ưu điểm chính của shared drive là “có thể chia sẻ trong một tổ chức, doanh nghiệp”.

Ví dụ, trước đây, Google Drive đã gặp rắc rối khi di chuyển file và thay đổi quyền khi một thành viên nào đó nghỉ việc, nhưng trong trường hợp shared drive, quyền đối với file thuộc về tổ chức, doanh nghiệp vì vậy ngay cả khi có thành viên nghỉ việc, thì quyền đó vẫn thuộc về doanh nghiệp, các thành viên khác cũng còn nguyên quyền của họ. Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của shared drive.

Best practice – Các giải pháp tốt nhất.

Chúng tôi sẽ giới thiệu về cách sử dụng shared drive tại Cloud Ace.

Sử dụng Google group

Theo như trong bảng so sánh bên trên, số thành viên có thể được chia sẻ tối đa là 600.

Nếu bạn muốn quản lý Shared drive với nhiều thành viên hơn, chúng tôi recommend bạn nên sử dụng Google group để quản lý nhiều người dùng, trong trường hợp này group được tính là một đơn vị.

Sử dụng theo đơn vị project.

Chúng ta có thể thu hẹp các thành viên theo từng project được chia sẻ và quản lý file bằng cách tạo một shared drive cho từng dự án thay vì sử dụng shared drive tổng.

Dọn sạch thùng rác của shared drive một cách định kỳ

G Suite Business *  tuy có dung lượng không giới hạn nhưng tổng số file, folder trong thùng rác có giới hạn do shared drive quy định. Do đó, chúng tôi dọn dẹp thùng rác một cách định kỳ.

*Đối với dưới 5 người dùng, dung lượng tối đa mỗi người dùng là 1 TB.

Cấp quyền dựa theo mục đích sử dụng.

Về cơ bản, mỗi người dùng thường được nhận được quyền Content manager. Tuy nhiên, quyền của người dùng được thay đổi tùy theo mục đích sử dụng của shared drive.

Cần có một chuyên gia về G Suite

Chuyên gia G Suite xác minh xem người dùng sử dụng G Suite đúng cách hay chưa và chỉnh sửa nếu share drive không được sử dụng đúng cách. Người dùng chịu trách nhiệm về việc sử dụng G Suite đúng cách.
Ví dụ: nếu file cần chia sẻ được lưu trong my drive, khi đó yêu cầu người dùng di chuyển file đó vào shared drive, tổ chức các work shop để chia sẻ thông tin mới.


Tổng kết

Nếu bạn sử dụng cho một nhóm, tổ chức, doanh nghiệp bạn nên sử dụng shared drive và nếu bạn sử dụng nó với tư cách cá nhân, bạn nên sử dụng my drive.
Việc sử dụng shared drive chỉ khi chúng ta sử dụng gói G Suite Business trở lên, nó thực sự là là một công cụ để lưu trữ, chia sẻ trên đám mây rất tuyệt vời.
Khi các bạn làm việc team work, hãy dùng shared drive nhé!