×

Google đang cung cấp các dịch vụ gồm có Gmail, Google Document, Google Calendar, Google Meet, Google Drive,… Chúng ta có thể sử dụng các công cụ, dịch vụ này của Google thông qua Google Account hoặc tài khoản Google Workspace.
Vì thế mới có những câu hỏi như: “Giữa Google Workspace và Google account miễn phí có gì khác nhau” và “Có cần sử dụng Google Workspace có phí không?”

Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu tới mọi người sự khác biệt giữa Google Workspace và Google Account.


Sự khác nhau của các tài khoản của Google

Google có các tài khoản cho các mục đích khác nhau như dưới đây

  • Google Account – Dành cho cá nhân
  • Google Workspace – Dành cho tổ chức
  • Google Workspace Essentials –  Dành cho team
  • G Suite for Education –  Dành cho cơ quan giáo dục
  • G Suite for Nonprofit –  Dành cho các tổ chức phi lợi nhuận

Trong bài viết này chúng tôi sẽ giải thích về “Google Account” và “Google Workspace”

Google Account

Let create Google account

Google account là tài khoản người dùng cá nhân, miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể tạo và truy cập các dịch vụ của Google như Google Pay / YouTube / Google Ads. Tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu Gmail và được liên kết với profile trên Google dưới dạng thông tin người dùng.
Vì vậy, ở một số trang web nó còn được gọi là tài khoản Gmail.

Google Workspace

Introducing Google Workspace

Google Workspace là dịch vụ có tính phí và cần phải có domain để sử dụng dịch vụ. Google Workspace là một dịch vụ dành cho doanh nghiệp cho phép sử dụng các công cụ mạnh mẽ khác mà không có trong Google account, chẳng hạn như Gmail dành cho doanh nghiệp, lịch dùng chung và quản lý Drive,.. Nó được gọi là bộ công cụ phần mềm nhóm (Groupware tools).

Vào tháng 10 năm 2020 vừa rồi, Google đã tiến hành đổi tên từ G Suite sang Google Workspace, vì vậy trên một số trang web vẫn còn ghi là G Suite.

*Cả doanh nghiệp hay cá nhân đều có thể sử dụng được Google Workspace

Điểm khác biệt chính

Chúng tôi đã tạo bảng nêu ra các điểm khác biệt giữa Google account cá nhân và Google Workspace dành cho doanh nghiệp.
Bên nào cũng có thể sử dụng những công cụ của Google nhưng do mục đích sử dụng của cá nhân và doanh nghiệp khác nhau nên phương pháp quản lý và chức năng application cũng có phần khác nhau.

Google AccountGoogle Workspace
Chi phíMiễn phíCó tính phí
Đối tượngNgười dùng cá nhânDoanh nghiệp
Domain@gmai.comDomain riêng
Dung lượng lưu trữ15 GB30 GB / 2TB / 5 TB / Không giới hạn
Quyền sở hữuCá nhânDoanh nghiệp
Quản lý fileCá nhânDoanh nghiệp
Quản lý, giám sát securityKhông
Service-level agreement (SLA)Không99.9 %
Cơ chế supportFAQ thông qua WebSupport 365 ngày/năm, 24/24 giờ、support qua phone。
Tạo, truy cập các công cụ của Google (Documents / Spreadsheets / Slides etc.)
Các chức năng cao cấp
(Tương tác với Microsoft Outlook / SSO / Chức năng quản lý chi tiết tài khoản người dùng, v.v.)
Không
Account dành cho người dùng cá nhânAccount dành cho doanh nghiệp

Google Account dành cho cá nhân – Google Workspace dành cho doanh nghiệp

Google account dành cho cá nhân thì sử dụng miễn phí, tuy nhiên Google Workspace dành cho doanh nghiệp thì có tính phí.

Google Workspace có nhiều chức năng đặc biệt mà Google account không có và nó được thiết kế cho doanh nghiệp nên chúng có những lợi ích sau:

1.  Security được tăng cường

2. Có thể cài đặt quyền chia sẻ file một cách dễ dàng

3. Có thể chia sẻ các cuộc hẹn của mình với Shared Calendar

4. Có thể bàn giao dữ liệu dễ dàng

5. Có thể quản lý cho từng ứng dụng

6. Được nhận hỗ trợ 24/7, 365 ngày/năm

Chúng tôi xin giới thiệu một số lợi ích tiêu biểu trong số đó.

Có thể cài đặt quyền chia sẻ file một cách dễ dàng

Ở Google account dùng cho cá nhân thì không có chức năng quản lý team member và việc chia sẻ file cũng bị hạn chế bởi cá nhân.

Ví dụ:
Trường hợp Google account cá nhân của bạn muốn chia sẻ file với người dùng khác thì bạn cần đặt quyền access cho từng file một. Trong trường hợp đó, nếu là team 4 người thì bạn sẽ phải nhập bốn lần với từng member khác nhau vào chức năng chia sẻ của file .
Do Google Workspace được thiết kế với tiền đề là hoạt động trong một tổ chức doanh nghiệp, nên nó có thể được chia sẻ với người dùng trong team, tổ chức thông qua một lần thiết lập chia sẻ cho team, tổ chức đó.

Chia sẻ các cuộc hẹn của mình với Shared Calendar

Việc có các cuộc hẹn của team trong một tổ chức và việc chia sẻ các cuộc hẹn ấy với nhiều người dùng là điều thường diễn ra.

Với Google account thì chúng ta cần phải thiết lập cho từng người một để tham gia. Và cứ phải lập đi lập lại thao tác đó cho mỗi lần có cuộc hẹn mới. Với tôi thì tôi không đủ kiên nhẫn để làm như vậy.
Với Google Workspace, thì chúng ta thể tạo Google Groups và thiết lập các nhóm để mời những người dùng trong nhóm vào cuộc hẹn. Google Group thực sự rất tiện cho chúng ta khi tạo từng nhóm theo dự án, phòng ban.

Sharing schedule by Google Calendar

Bàn giao dữ liệu một cách dễ dàng

Sử dụng tài khoản Google cá nhân cho công việc có thể gây bất tiện cho quá trình làm việc nhóm. Vì sao ư? Vì do dữ liệu email và file được quản lý bởi cá nhân và không thể được chuyển giao cho những người không phải nhóm và thông tin file có thể bị rò rỉ ra bên ngoài.
Với Google Workspace dùng cho doanh nghiệp thì mặc định cho phép các thành viên trong doanh nhiệp được truy cập vào tất cả các file trên đám mây. Chúng ta cũng có thể dễ dàng bàn giao dữ liệu file của những nhân viên đã thôi việc.

Transfer data between Google Workspace accounts

Tổng kết

Tôi cho rằng thông qua bài viết, mọi người đã phần nào hiểu rõ Google account là account dành cho cá nhân, Google Workspace là account dành cho doanh nghiệp và cũng như đã rõ mục đích sử dụng chúng.

Google Workspace dành cho các doanh nghiệp thì phải trả phí, nhưng Google account miễn phí thì không thể quản lý nhóm, cho nên chúng ta có thể hiểu rõ tài khoản nào sẽ được đưa vào sử dụng cho doanh nghiệp. Sau đó, điều mà chúng ta cần làm là tùy theo môi trường, điều kiện của doanh nghiệp mà chọn gói dịch vụ (plan) nào tốt nhất, phù hợp nhất trong các gói sản phầm ​​Google Workspace.
Thực sự, miễn phí thì rất hấp dẫn về mặt tiền bạc, nhưng có thể nói Google Workspace là lựa chọn duy nhất để việc cộng tác làm việc online đạt hiệu quả cao mà không phải lo lắng về vấn đề như: security, bàn giao dữ liệu,… đối với doanh nghiệp.

Đăng ký sử dụng Google Workspace

Trường hợp quý doanh nghiệp muốn sử dụng Google Workspace, xin hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi, Cloud Ace Việt Nam.

Trong hợp đồng với doanh nghiệp của Google thì chỉ có thể thanh toán bằng USD thông qua credit card, nhưng trong hợp đồng với Cloud Ace Việt Nam thì có thể “thanh toán bằng VND” và “được xuất hóa đơn” để phù hợp với thông lệ kinh doanh của Việt Nam. Ngoài ra, hãy liên hệ với chúng tôi về việc chuyển đổi từ G Suite sang Google Workspace.

=>> Về Google Workspace tại Cloud Ace Việt Nam