×
YO-HO BREWING COMPANY: Logo
YO-HO BREWING COMPANY
YO-HO BREWING COMPANY: Member
Anh Kimura So – Giám đốc khối / Bộ phận quản lý dự án (bên trái) và anh Takuro Kishi

YO-HO BREWING COMPANY đã quyết định sẽ tự phát triển hệ thống nội bộ sau khi gặp khó khăn khi đổi mới hệ thống quản lý cung và cầu, một trong những hệ thống nội bộ về hoạt động kinh doanh mở rộng. Tiêu chí nào được sử dụng để đưa ra quyết định nhằm sử dụng các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của công ty? Các nhân viên đã giải quyết các vấn đề với Google Cloud Platform (GCP) như thế nào? Hy vọng rằng chúng ta sẽ nhận được những gợi ý, ý tưởng từ case study phát triển hệ thống nội bộ y của YO-HO BREWING COMPANY.

Tổng quan project

Anh Kimura: Xử lý hệ thống lần này chủ yếu tập trung vào hệ thống quản lý cung cầu.
Vì chúng tôi là một công ty sản xuất bia thủ công, nên chúng tôi sản xuất các sản phẩm và sau đó cung cấp cho cửa hàng, nhưng thực tế từ lúc bia được sản xuất ra cho đến khi đến cửa hàng, nơi người tiêu dùng có thể mua thì đại khái mất khoảng 1 đến 2 tháng. Vì từ khâu sản xuất đến giao hàng thì lead time (thời gian đặt hàng tới lúc nhận được hàng) mất khá lâu, ngay cả khi nhận được thông báo từ cửa hàng rằng là: ” Chúng tôi đã bán hết, vui lòng chuẩn bị thêm ngay giúp”, nên nếu lúc đó trong kho hết hàng thì chúng tôi cũng sẽ chuẩn bị không kịp. Mặt khác, vì bia là sản phẩm có hạn sử dụng, nên nếu làm quá nhiều, thì có thể sẽ bị dư thừa và bỏ đi.
Vấn đề chính của quản lý cung cầu của chúng tôi là làm thế nào để kiểm soát hàng tồn kho một cách hợp lý để không xảy ra lãng phí trong khi vẫn đảm bảo lượng cung khi nhu cầu tăng đột biến, chẳng hạn như khi chúng tôi chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông. Tại công ty chúng tôi thì có một nhóm chuyên phân tích cung cầu trên và quản lý triệt để hàng tồn kho.
Chúng tôi đã có thể quản lý triệt để việc này, nhưng do lượng hàng xuất tăng gần đây, phương pháp vận chuyển hiện tại từ một kho trong vòng vài năm tới sẽ bị giới giới hạn, vì vậy từ vài năm trước đây chúng tôi đã bắt đầu xem xét mở rộng kho xuất hàng. 
Tuy nhiên, khi chuyển hàng từ nhiều kho thì việc quản lý hàng tồn kho trở nên vô cùng phức tạp và nảy sinh nhiều vấn đề khác nhau. Để giải quyết hết tất cả những điều này thì bằng trí óc của con người sẽ bị giới hạn, sau khi tham khảo ý kiến từ nhà máy sản xuất, chúng tôi đã đưa ra quyết định là phía nhà máy cũng như phía bộ phận hệ thống thông tin sẽ cùng nhau giải quyết với sự trợ giúp của công nghệ thông tin.

Bối cảnh áp dụng GCP

Anh Kimura: Từ khoảng mùa thu năm ngoái, sau khi tạo tài liệu định nghĩa yêu cầu tại công ty, tôi gọi cho một số công ty và bắt đầu tìm kiếm đối tác để nhờ cập nhật hệ thống. Vì bản thân hệ thống quản lý cung cầu là một thế giới đầy những quy tắc và bí quyết riêng cho từng công ty, nên không có hệ thống chung nào làm tiền đề cho một package nào cả. Tôi đã tham khảo ý kiến ​​của các nhà cung cấp IT khác nhau, nhưng mọi nơi đều đề nghị phát triển scratch. Cuối cùng, tôi định nhờ các nhà cung cấp IT chuyên nghiệp làm outsourcing để phát triển hệ thống muốn thực hiện, tuy nhiên chi phí phát triển lại không phù hợp.

Anh Kishi: Hệ thống hiện đang sử dụng được tạo bằng Google Spreadsheets. Tuy nhiên, sử dụng đầy đủ chức năng có thể tham chiếu dữ liệu giữa các Spreadsheet thông qua hàm importrange để sao cho có thể tạo ra các liên kết tự động kết nối nhiều nghiệp vụ khác nhau thì cấu hình hệ thống sẽ trở nên vô cùng phức tạp. Và cuối cùng, vấn đề nữa là nhân viên đảm trách phát triển đó đã thôi việc, nên phần việc đó bị black box (phần việc mà chưa có nhân viên có thể đảm nhiệm được) hoàn toàn.

Anh Kimura:  Vốn dĩ chúng tôi, một công ty hướng tới người dùng cuối, không có nhiều kiến ​​thức về CNTT,  sử dụng Google Workspace (trước đây là G Suite ™) để tạo các công cụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh, nếu có thể sử dụng Google Spreadsheets làm giao diện người dùng và làm lại phần cơ sở dữ liệu, di chuyển nó thành công sang Google Cloud ™ thì tôi nghĩ rằng có thể giảm chi phí trong khi vẫn đảm bảo tốc độ và tính linh hoạt bởi vì chúng tôi hiểu rõ về nghiệp vụ doanh nghiệp. Khi tôi hỏi bên Cloud Ace cảm thấy như thế nào, có vấn đề gì không và nhận được câu trả lời  “Chúng tôi nghĩ nó dễ làm”, tôi đã bắt đầu dự án như vậy đó. Tuy nhiên, tôi lo lắng một chút: không biết chúng tôi có thể tự mình vận hành,duy trì hệ thống đã phát triển được hay không. Tôi cũng đã hỏi bên Cloud Ace ​​về điểm đó, bên Cloud Ace trả lời rằng hệ thống hiện thực hóa lần này sẽ thực hiện được mà không cần xây dựng một kiến ​​trúc phức tạp. Hơn nữa chúng tôi cũng nhận được ý kiến  “YO-HO BREWING là người hiểu rõ nhất về nghiệp vụ kinh doanh của công ty không thưa các quý ngài? “, do đó, thay vì outsource mọi thứ từ phát triển đến bảo trì, chúng tôi đã tự tạo ra hệ thống với một cơ chế dễ bảo trì. Chúng tôi có thể tự sửa đổi, thêm các chức năng phù hợp để nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Tôi đã tự hỏi liệu Cloud Ace có thể hỗ trợ khi chúng tôi triển khai những ý tưởng đó hay không.
Bản định nghĩa yêu cầu đã mô tả khá chi tiết về cách sử dụng hệ thống, những thứ chúng tôi muốn làm. Tuy nhiên, tại công ty chúng tôi có  rất ít nhân viên có kinh nghiệm phát triển bằng Google Cloud, vì vậy tôi không biết làm cách nào để làm được điều đó. Sau khi thảo luận với Cloud Ace, chúng tôi nhận được đề xuất một giải pháp có thể hiện thực hóa những yêu cầu đó.

Về cấu trúc hệ thống

YO-HO BREWING COMPANY: Sơ đồ cấu hình hệ thống quản lý cung cầu
GCP: Sơ đồ cấu hình hệ thống quản lý cung cầu

Điểm đặc biệt của cấu ​​trúc hệ thống là sự kết hợp giữa BigQuery và Google Spreadsheets của Google Workspace.
Trước đây cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng, các hàm số đều ở trong Google Spreadsheets, hệ thống được thiết kế để tham chiếu lẫn nhau giữa các Google Spreadsheets. Do đó, rất khó để phân tích bằng cách sử dụng dữ liệu trên các Google Spreadsheets và có nguy cơ toàn bộ hệ thống sẽ bị hỏng nếu một hàm số bị hỏng. Do đó, sau khi kiểm tra hệ thống hiện tại, chúng tôi đã phân tách cơ sở dữ liệu sẽ dùng BigQuery, còn giao diện người dùng vẫn để trong  Google Spreadsheets. Chúng tôi cho rằng khả năng bảo trì và khả năng mở rộng đã được cải thiện bằng cách phân tách dữ liệu và giao diện người dùng. Ngoài ra, chúng tôi cho rằng đó là một khoản đầu tư trong tương lai vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng dữ liệu bằng cách tổng hợp các dữ liệu dữ liệu nằm rải rác trong nhiều Google Spreadsheets không thể phân tích vào trong BigQuery. Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn tổng hợp các dữ liệu khác nằm rải rác trong công ty vào BigQuery.

Thành tựu và nhận thức

Anh Kimura: Thật sự chúng ta là người hiểu nhất những gì chúng ta muốn làm, vì vậy qua đợt này thành quả lớn nhất của chúng tôi là nhận ra tầm quan trọng của việc cố gắng tự tạo ra một hệ thống. Về việc IT hóa các lĩnh vực cốt lõi có thế mạnh kinh doanh riêng của chúng tôi, tuy có phương châm là tự sản xuất dựa trên năng lực của chính mình, nhưng qua việc có thể thực hiện được điều đó khiến chúng tôi có nhiều tự tin. Trong thời đại ngày nay, có rất nhiều dịch vụ đám mây kiểu SaaS và nhiều nền tảng low-code, no-code đang nổi lên, vì vậy tôi nghĩ rằng việc tự phát triển của các công ty trở nên rất dễ dàng.
Tuy nhiên, không thể cho rằng hoàn toàn yên tâm về chất lượng của các sản phẩm tự sản xuất, vì vậy không phải là mọi thứ sẽ được thực hiện trong nội bộ công ty, trước khi chốt spec, chúng tôi đã tạo nguyên mẫu (prototype). Nếu quy mô dự án nằm ngoài tầm kiểm soát, chúng tôi sẽ cần các nhà cung cấp CNTT hỗ trợ. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng việc công ty chúng tôi có thể tự mình chủ động là một thay đổi rất lớn.

Anh Kishi: Chúng tôi đã bổ sung thêm nhân viên sử dụng hệ thống thực tế vào nhóm các thành viên phát triển và tiến hành phát triển, vì vậy chúng tôi đã tạo ra hệ thống phù hợp với việc sử dụng hiện tại. Ngay cả khi chúng tôi có thể tự phát triển, chúng tôi không tự tin lắm về việc có thể tạo các thành phần chi tiết phù hợp với phương pháp hoạt động, vì vậy thật tuyệt khi Cloud Ace đã hỗ trợ điều đó.

Có một rủi ro là việc phát triển sẽ thường diễn ra không suôn sẻ khi các thành viên sử dụng, không phải là chuyên gia IT cũng tham gia phát triển, nhưng tôi nghĩ rằng điều quan trọng hơn là tạo ra những gì chúng ta muốn đạt được dựa trên quan điểm người dùng. Qua quá trình phát triển đã cho chúng tôi cơ hội nhìn lại, chúng tôi đã hiểu rõ đâu là lĩnh vực cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của mình, từ đó chúng tôi quyết định tập chung vào những chi tiết phần cốt lõi, còn những phần khác được đơn giản hóa hoặc tự động hóa.

Triển vọng trong tương lai

Anh Kimura: Thành thật mà nói, khi bắt đầu phát triển, tôi cảm thấy rằng nguy cơ thất bại khoảng 50%. Tuy nhiên, nhờ sự hỗ trợ tích cực của Cloud Ace và sự nỗ lực của các thành viên phát triển, team cũng được build xong! Và chúng tôi đã khởi động dự án như vậy.
Một trong những vấn đề lớn đối với hệ thống cũ là chỉ những nhân viên chịu trách nhiệm phát triển mới có thể sửa chữa, cải tiến hệ thống ở chức năng đó. Trong lần phát triển này chúng tôi sẽ không cá nhân hóa và tôi cũng muốn tập trung vào phát triển nguồn nhân lực để có thể đảm đương được việc liên tục cải tiến và vận hành hệ thống để hệ thống.
Chúng tôi nhận thấy rằng nếu sử dụng tốt Google Cloud, chúng tôi có thể tự phát triển được hệ thống dễ sử dụng, vì vậy chúng tôi sẽ tích cực áp dụng SI 2.0 để thúc đẩy lĩnh vực IT không chỉ trong các hệ thống quản lý cung cầu mà còn trong các lĩnh vực kinh doanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh của chính chúng tôi.

Đây là bản dịch của một bài báo được xuất bản bởi Cloud Ace, Inc.
Có sẵn trực tuyến: “思いを変えた瞬間があった” システム開発の内製化を決意した理由