4 Tính Năng Giúp Nhận Biết Doanh Nghiệp Sử Dụng Google Workspace Hiệu Quả
Super Admin – được biết đến là Quyền quản trị viên cao nhất có thể sửa đổi tất cả các loại cài đặt ảnh hưởng đến khả năng đăng nhập, truy cập và cộng tác trong Google Workspace. Thế nhưng, làm thế nào để nắm được quyền kiểm soát rằng doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace một cách hiệu quả? Dưới đây Cloud Ace sẽ chỉ ra 4 tính năng giúp các Super Admin quản lý được điều đó một cách tốt nhất:
Cloud Ace đề xuất nên có ít nhất 02 Super Admin và tối đa 04 Super Admin trong tổ chức.
Super admin liên quan gần như tất cả phần mềm và cơ sở dữ liệu của tổ chức. Việc có càng ít Super Admin sẽ đảm bảo tính riêng tư trong tổ chức.
Thường xuyên lọc danh sách Người sử dụng để kiểm tra những tài khoản có quyền Super Admin. Giữ danh sách này hạn chế ở càng ít tài khoản càng tốt.
Google Workspace cho phép thiết lập các Admin khác nhau từ Admin cá nhân. Admin người sử dụng, Admin nhóm,etc.
- Một số cài đặt của Workspace cho phép các Quản trị viên kiểm soát tần suất nhắc người dùng xác thực. Các tùy chọn trong khoảng 1 giờ đến vô thời hạn.
- Thời lượng phiên cần sử dụng là 7 ngày. Nghĩa là mỗi người sử dụng cần đăng nhập trở lại tối thiểu 1 lần 1 tuần. Thời lượng phiên cũng tuỳ theo quy định cụ thể của công ty.
- Với quyền Super Admin, chúng ta có thể nhóm người dùng vào nhiều đơn vị tổ chức khác nhau để áp dụng thời lượng phiên khác nhau một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Google sẽ nhóm các báo cáo thành 3 phần chính: Highlights, Reports và Audit để người Quản trị sẽ dễ dàng theo dõi cũng như đánh giá chất lượng.
- Highlights: Liên quan đến tài khoản như trạng thái hiện tại của tài khoản (đang hoạt động, bị tạm ngưng, được lưu trữ hay bị chặn), bộ nhớ đã dùng và các tệp được chia sẻ ra ngoài
- Reports: cung cấp thông tin hoạt động tổng thể về ứng dụng, người dùng và thiết bị.
- Audit: cung cấp các thông tin về các hành động cụ thể như ai đã chỉnh sửa tài liệu hoặc thay đổi sự kiện trong lịch; cung cấp các dữ liệu chi tiết về thông tin đăng nhập, quyền truy cập thiết bị và các hành động của Quản trị viên.
- Mục này sẽ bao gồm các cảnh báo bảo vệ chống mất dữ liệu kích hoạt trên các sự kiện đã chọn. Danh sách lọc sẽ phân loại theo Type hoặc Status.
- Hãy chắc chắn rằng bạn luôn kiểm tra Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và xem lại các cảnh bảo bảo mật. Chúng ta có thể xem chi tiết từng thông báo, tìm kiếm nguyên nhân, sau đó đề ra biện pháp thích hợp để xử lý.
- Trên đây là 4 tính năng dành cho những Super Admin cực kỳ hiệu quả khi quản trị Google Workspace. Các tính năng này có thể được sử dụng một cách thường xuyên trong quá trình hoạt động để tổ chức chặt chẽ dữ liệu chi tiết và chính xác.
Vietnamese 
English 